Kategorie
Akademia Zdalnego Taty Podcast

3 sposoby na to jak zorganizować sobie pracę zdalną

Poruszamy się wciąż w temacie rutyny i dziś przechodzimy do kolejnego tematu. Jak zacząć pracować z domu i jak zorganizować pracę zdalną? Dzielę się tym, jak ja zacząłem pracować z domu. I jak dochodziłem do tego jak sobie zorganizować swój typowy dzień pracy. Nie opowiadam tego po to, aby pokazać Ci jak to się robi, tylko zainspirować Cię do stworzenie czegoś, co działa właśnie dla Ciebie.

W kolejnym odcinku drugiego sezonu usłyszysz między innymi:

  • Historię o tym jak ja zaczynałem pracę zdalną.
  • O tym jak stworzyć zdrowe nawyki:
    • rutyna poranna
    • rutyna kończenia pracy.
  • O tym jak ważne jest środowisko pracy.
  • O tym co to jest praca asynchroniczna.

Jak zaczynałem pracę zdalną?

Zacznę od historii jak zacząłem pracować zdalnie. To było kilka lat temu. Mój syn, Daniel, zaczął chodzić do przedszkola. I pewnie wszyscy rodzice wiedzą, że jest taki okres w wieku rozwoju dziecka, które uczęszcza do przedszkola, że zaczyna z tego z przedszkola przynosić różne bakcyle do domu. Z reguły jest tak, że dziecko przechorowuje to dość łagodnie. Ma podwyższoną gorączkę i jest po prostu trochę marudne. Natomiast rodzice często przechorowują te choróbska dość poważniej. Tak było też w naszym przypadku. Pewnego dnia zachorowaliśmy tak bardzo że musieliśmy niejako brać „dyżury”, żeby zajmować się dzieckiem.

Wszyscy byśmy tak chorzy, że musieliśmy zostać w domu i opiekować się małym dzieckiem. My mieszkaliśmy w Wielkiej Brytanii, natomiast nasze rodziny mieszkają ciągle w Polsce. Byłem tak chory, że nie miałem siły na nic. Do tego stopnia, że poprosiliśmy naszych rodziców, aby przylecieli z Polski i pomogli nam w domowych obowiązkach.

Jak zorganizować pracę zdalną?

Wychodzenie z tej choroby trwało kilka tygodni. Zbiegło się to też z czasem kiedy ja zacząłem współpracować z ludźmi pracującymi na innych strefach czasowych. Zacząłem dużo rekrutować właśnie też na innych strefach czasowych. I naturalną rzeczą stało się to, żeby zostać w domu i pracować właśnie z domu. Na początku nie wiedziałem jak się do tego zabrać i jak zorganizować pracę zdalną.

Z reguły mój dzień wyglądał tak, że wstawałem rano zaczynałem pracę i kończyłem dzień pracy późno wieczorem. Zaczynałem od tego, żeby szybko sprawdzić wiadomości e-mail. I to właśnie wiadomości e-mail przychodzące z poprzedniego dnia dyktowały to, czym zajmowałem się w danym dniu. Cały dzień praktycznie polegał na tym że sprawdzałam e-maile które dyktował mi co robiłem w ciągu dnia. Dodatkowo zaczynałem mieć coraz więcej spotkań, także wieczorami. Wszystko to było bardzo chaotyczne niespójne i bez jakiegoś większego planu.

Eksperymentuj i sprawdzaj co działa

Na szczęście w tym czasie zacząłem praktykować co roczne podsumowanie roku i planowane kolejnego. Zapytałem samego siebie co działało, a co nie działało w minionym czasie. I wyszło na to, że organizacja pracy z domu bardzo u mnie kulała. Zacząłem szukać informacji jak zorganizować sobie pracę zdalną. I znalazłem. I praktycznie do dziś, po kilku jeż latach, wciąż ekperymetluję, rewiduję swoje dotychczasowe rutyny i tworzę nowe, dostosowują wszystko do warunków, które wciąż się zmienaiją. Dziś chciałbym się podzielić tym co odkryłem podczas pierwszego kilku kolejnych moich retrospekcji związanych z tematem pracy z domu.

3 sposoby na to, jak zorganizować sobie pracę zdalną

Każda zmiana jest trudna

Praca w domu po raz pierwszy może i będzie niezręczna. Do tej pory chodziliśmy na stację kolejową lub przystanek autobusowy czy tramwajowy. Po drodze kupowaliśmy poranną kawę, czytaliśmy gazety lub słuchaliśmy naszego ulubionego podcastu. To w jakiś sposób został nam zabrane. Dziś otwieramy laptopa i praca ma płynąć. Nie ma bufora i czasu na przygotowanie. Teoretycznie, mamy więcej czasu, ale z drugiej strony czujemy, że ten czas się jakśo kurczy. W sieci jest wiele dobrych zasobów, podzielę się tym, co jest dla mnie najważniejsze. I proponuję Ci zrobić to samo. Czerp wiedzę z wielu źródeł, sprawdzaj, eksperymentuj i zobacz, czy coś Ci pasuje. A potem wdrażaj hybrydę, która działa dla Ciebie i w Twoich warunkach.

1) Twórz zdrowe nawyki

Praca w domu to dla wielu z nas jest nową sytuacją. Jak zwykle, gdy spróbujemy zaimplementować coś nowego, będzie to wymagało trochę eksperymentowania, próbowania i na koniec „oszukania“ naszego mózgu, czyli przekonania o tym, że to co nowe jest normalne. Rutyna jest tutaj słowem kluczowym.
Wszystko zaczyna się od początku dnia. Spróbuj dojść to tego, że wiele podczas dnia dzieję się w skutek rutyny. W razie potrzeby zmodyfikuj lub utwórz nowe nawyki, tak, aby być jak najbardziej efektywnym. Ja ostatnio dodałem jeden punkt do mojej porannej rutyny. Jem śniadanie z całą rodziną. Rano nie muszę się nigdzie spieszyć. Moje biuro jest w pokoju obok.

Najważniejsze jest tutaj poczucie kontroli. Rutyna pomoże w tym uczuciu. Zwłaszcza poranna rutyna, aby dobrze i efektywnie rozpocząć dzień pracy. Jeszcze do niedawna robiliśmy to, co chcieliśmy, kupowaliśmy to, co chcieliśmy, chodziliśmy gdziekolwiek i kiedykolwiek chcieliśmy. Teraz jest nam to częściowo zabrane. Na to wszystko nakłada się niepokój spowodowany samą sytuacją z pandemią. Poczucie, że mamy wciąż wiele rzeczy pod kontrolą, pomoże zmniejszyć ten stres.
Oto kilka wskazówek, które działają w moim przypadku. Sprawdź je, poeksperymentuj i zobacz, czy coś Ci pasuje.

Rutyna poranna

  • tak, możesz spać dłużej, bo nie dojeżdżasz do biura, ale i tak ustaw budzik na wcześniejszą godzinę,
  • obudź się i staraj się nie wciskać przycisku drzemki,
  • zrób kilka ćwiczeń – polecam 7-minutowy trening – łatwy do wykonania w warunkach domowych,
  • weź prysznic i zakończ go zimnym prysznicem (to prawdziwy reset dla układu nerwowego),
  • medytuj, módl się, uzupełnij dzienniczek – spędź trochę czasu ze swoim najlepszym przyjacielem – sobą!
  • napij się kawy, przygotuj śniadanie dla swojej rodziny.

Rutyna wieczorna, tudzież rutyna „wyjścia”

Zdefiniuj sobie dwa najważniejsze zadania od których chcesz zacząć dzień jutrzejszy. Pomoże Ci to łatwiej rozpocząć dzień pracy. To Ty masz kontrolę na rzeczami do zrobienia, a nie ktoś kto wieczorem wyślę Ci email. Ja do tego celu wykorzystuję aplikację Nozbe. Aplikacja Nozbe Teams łączy w sobie zalety programów do zarządzania zadaniami, emaila oraz czatu. Jest prosta w obsłudze i pozwala na szybką i skuteczną komunikację w zespole. Gdybyś chciał ją wypróbować, to poniżej zamieszczam link afiliacyjny.

Po ustawieniu zadań, zakomunikuj zespołowi, że kończysz dzień pracy. Szczególnie jeśli współpracujecie w różnych strefach czasowych i ktoś inny nie kończyn pracy o tej samej godzinie co Ty.
Ustaw komunikator w tryb „Nie przeszkadzać”.
Spróbuj przeczytać, oglądać lub posłuchać czegoś niezwiązanego z pracą przez ostatnie 5-10 minut z komputera prasowego. Pomoże to Twojemu mózgowi przejść do kontekstu domowego.

2) Stwórz odpowiednie środowisko pracy

Jeśli jest to możliwe, stwórz osobne miejsce, w którym skonfigurujesz swoje środowisko pracy.
Jeżeli używasz laptopa czy komputera służbowego do pracy, zostaw go w obszarze roboczym po przełączeniu na „tryb domowy”.
Utrzymuj miejsce pracy w czystości i porządku. To uwaga głównie dla mnie, ale wiem, że niektórzy ludzie mogą mieć ten sam problem. Przecież w domu nikt nie patrzy 🙂
Nie reaguj panicznie i nerwowo, gdy ktoś z twojego gospodarstwa domowego naruszy twoje parametry pracy. Nic się nie stanie, gdy dziecko wejdzie Ci w kadr wideo konferencji. Zawsze możesz wyłączyć wideo, albo po prostu wziąć dziecko na chwilę na kolana. Jeśli musisz wyjść na chwilę, po prostu przeproś współpracowników i to zrób.

3) Nauczy się pracować asynchronicznie

Skorzystaj z możliwości pracy asynchronicznej. Co to znaczy?
Oznacza to po prostu, że możesz popracować nad niektórymi rzeczami w „swoim” czasie.
Zanim jednak znikniesz, dobrze jest spotkać się ze swoim zespołem i popracować nad komunikacją i uzgodnieniem, w jaki sposób aktualizujesz postęp prac, które wykonujesz.

Praca w domu z dziećmi i partnerem w domu to wyzwanie. Rób to najlepiej, jak potrafisz. Komunikacja jest tutaj kluczem. Bądź uczciwy wobec siebie i swojego zespołu. Informuj kiedy możesz lub nie możesz całkowicie skupić się na rzeczach, które wykonujesz w pracy.

Wykonuj swoją pracę najlepiej jak potrafisz. Nikt nie oczekuje od Ciebie pełnej wydajności i produktywności.
Zaktualizuj uzgodniony kanał. Niezależnie od tego, czy jest to Webex Teams, przekazanie dokumentu czy inny sposób poinformowania zespołu o statusie, czy potrzebujesz czegoś od nich, jakie są następne kroki.


Ciekaw jestem Twojej historii o Twoich początkach pracy zdalnej. Co sprawiło, lub sprawia Ci największą trudność?
Możesz tym podzielić się ze mną wchodząc na https://tatonawyspach.co/pytanie i dzieląc się nawet kilkoma zdaniami w tej materii właśnie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *