Kategorie
Akademia Zdalnego Taty Podcast

Zarządzanie czasem to mit, chodzi o wybory

Czas będzie płynął, niezależnie od tego jak go wykorzystamy i czy będziemy próbowali nim zarządzać. Zarządzanie sobą w czasie to umiejętność, której warto się nauczyć.
Sprawdź 3 sprawdzone metody 👇

W poprzednich odcinkach poruszaliśmy temat rutyny, tego jak zorganizować sobie miejsce i czas pracy. Opowiadałem swoją historię o tym jak nieumiejętnie na początku podchodziłem do pracy z domu. Jedną z rzeczy, która wtedy mi nie wychodziła było oddzielenie czasu pracy pod czasu w domu i dla rodziny. Uczyłem się bowiem dopiero tego jak zarządzać czasem. A dokładnie sobą w czasie.

Dziś chciałbym poruszyć temat zarządzania czasem. A dokładnie to zarządzania sobą w czasie.
Czas będzie płynął niezależnie od tego jak go wykorzystamy i czy będziemy próbowali nim zarządzać.

Debbie Millman being busy is a choice

„Bycie zajętym to wybór. Myślę, że być zajętym to decyzja. Robimy to, co chcemy, kropka. Jeśli powiemy, że jesteśmy zbyt zajęci, żeby coś zrobić, będzie to skrót myślowy od „to coś jest niewystarczająco ważne”.

Mówiąc najprościej: nie znajdujesz czasu na zrobienie czegoś; znajdujesz czas na robienie konkretnej rzeczy.”

— Debbie Millman

Jedna rzecz na raz 🎯 1️⃣

To jest coś, co wszyscy wiemy intuicyjnie. Wielozadaniowość nie działa. To prawda, krótkoterminowo – możesz pisać tylko na jednej klawiaturze naraz. Dotyczy to również przypadku długoterminowego. Jeśli gonisz za zbyt wieloma celami, jeśli ty i twój zespół nie jesteście pewni, co do następnego dużego projektu do wykonania – doprowadzi to w końcu do chaosu, frustracji i przekroczenia terminów.

Moje ostatnie odkrycie w tym temacie to książka: Jedyna rzecz: zaskakująco prosta prawda kryjąca się za niezwykłymi wynikami.

Najbardziej wartościowym wnioskiem z tej książki jest koncepcja pytania fokusującego The Focusing Question:

Jaka jest JEDNA rzecz, którą mogę zrobić, że poprzez zrobienie tej jednej rzeczy –
wszystko inne będzie łatwiejsze lub niepotrzebne?

Gary Keller, Jedna rzecz.

Polecam przeczytać, lub posłuchać tą książkę. Praca zdalna dodaje dodatkową komplikację w temacie zarządzania sobą w czasie. Jest to umiejętność, którą można trenować. Wspominałem o tym w poprzednich odcinkach.
Chciałbym podzielić się dziś trzema sposobami na to jak zarządzać sobą w czasie.

  • Jak unikać spotkań, lub zapewić jakościowe spotkania?
  • Na czym polega grupowanie zadania do wykonania, i jak pomoże nam to uniknąć przełączania kontekstów?
  • Jak uniknąć wyczerpania i planować poziom energii?

Polityka spotkań zewnętrznych 📆 🆘 🔪

Spójrzmy prawdzie w oczy mitowi Godzilli zarządzania czasem – muszę być na wszystkich spotkaniach. Jedną z tendencji, którą widzę u zespołów wdrażających pracę zdalną, jest to, żeby wszystko zamieniać w spotkanie. Niektórzy ludzie mają ten zły pomysł, aby na każde spotkanie rzucać jak największą liczbę osób. W ich oczach jest to jedyny sposób, aby upewnić się, że obieg informacji będzie należyty i wszyscy będą z wszystkim na bieżąco.

Nie zrozum mnie źle. Są sytuacje, w których szybkie spotkanie rozwiąże sprawę i uratuje setki e-maili przesłanych między ludźmi. Niemniej jednak, spotkań powinniśmy unikać. Są inne formy przesyłania informacji. A dodatkowo chcemy przecież mieć czas w ciągu dnia na właściwą pracę i np wdrażanie postanowień ze spotkań, które już się odbyły.

Oto moje zasady, jeśli chodzi o zaproszenia na spotkania:

  • Sprawdź, czy do zaproszenia dołączony jest program (o czym chcemy porozmawiać? Co zostanie zaprezentowane?).
  • Sprawdź, jaki jest pożądany efekt spotkania (jaki jest cel dyskusji? Co chcemy osiągnąć? Dlaczego prezentacja jest dla mnie ważna?).
  • Czy mogę udzielić cennych informacji zwrotnych lub informacji na ten temat (czy jestem w sekcji „do” lub „DW” i dlaczego?).
  • Sprawdź, czy mogę delegować lub poprosić o udział kogoś bardziej odpowiedniego (z mojego zespołu lub z różnych grup).
  • Sprawdź, czy będzie ktoś robiąc notatki, szczególnie zapisując zadania do wykonania i osoby za nie odpowiedzialne.
  • Jeśli spotkanie się powtarza cyklicznie – sprawdź co jakiś czas poprzednie wymienione punkty, kwestionuj częstotliwość, sprawdzaj co jakiś czas, czy spotkanie nadal jest dla mnie istotne.

Grupowanie zadań 🖇 🔗 ✅

Omówiliśmy, jak unikać spotkań i jak zadbać o to, by spotkania, które muszą się odbyć, były przygotowanie jak najlepiej. Czas na zmierzenie się z kolejnym zawodnikiem wagi ciężkiej w temacie zarządzania sobą w czasie, czyli ciągła zmiana kontekstu. Bo jeśli jedziemy do biura, to mamy niejako jeden kontekst, kontekst pracy. Jeśli pracujemy z domu, to sprawa się komplikuje. Mówiliśmy o pracy asynchronicznej. Część zadań możemy wykonać w swoim czasie. Część zadań będzie wymagała rozmów z innymi członkami zespołu i zaplanowania spotkań. Dodatkowo, jeśli pracujemy na różnych strefach czasowych, rzeczy do ogarnięcia robi się dużo i często jest to wręcz paraliżujące.

Oto mój framework, z którym eksperymentowałem:

  • Grupuj tę samą „kategorię”, np.: pisanie, czytanie, planowanie, spotkania itd. Pomysł polega na tym, że najpierw musiałem utworzyć kategorie, a następnie przypisać im zadania, aby w końcu móc grupować oni razem.
    • Przetwarzanie bieżących wiadomości e-mail.
    • Uzupełnianie narządzi jakie nasz zepół używa: Jira / Trello i sprawdzanie ich w jednym bloku czasowym (np. 11 rano przez 90 minut).
  • Połącz kilka zadań, które wymagają kreatywnej energii. W moim przypadku najlepszy czas na tego typu zadania to dla mnie poranek.
  • Podsumowując grupowanie zadań:
    • zrób inwentarz rzeczy, które wykonujesz w ciągu tygodnia, czy nawet miesiąca
    • prześledź swój kalendarz, swoje notatki, maile itp. po prostu zobacz co tak naprawdę robisz na codzień.
    • spróbuj pogrupować zadania w kategorie (np.: czytanie, pisanie, planowanie)
    • eksperymentuj z kategoriami
    • znajdź najlepszy czas na wykonywanie zadań z danej kategorii

Awaria zarządzania czasem – zerowy poziom energii 🔋🚨

I tutaj przechodzimy płynie do kolejnej rundy naszej walki z czasem, czyli zarządzania naszą energią w ciągu dnia. To ważny temat. Kilka razy wspominałem już o swojej sytuacji. Pracuję zdalnie z ludźmi na innych strefach czasowych. Aby móc się z nimi spotykać przesuwam czas swojej pracy. Zaczynam później i kończę później. Ale… Fakt, że zaczyna później nie oznacza, że wstaję później z łóżka.

Wstaję wcześnie rano, i wykonuję swoją poranną rutynę. Zajmuję się dziećmi, odtworzę je do szkoły, nagrywam podcast. Potem zaczynam pracę, ale poziom energii nie jest równy 100%. Moje bateryjki są już trochę wyczerpane. Czasem nawet więcej niż trochę. Jeśli dodamy to tego trudny dzień w pracy, to na koniec dnia nie ma już z czego zaczerpnąć. Twoja sytuacja może być, i pewnie będzie, inna.

Niemniej jednak chcę zilustrować pewien problem. Mamy ograniczony zasób energii. Kategoryzacja zadań i wykonywanie ich w czasie najbardziej sprzyjającym pomoże Ci w walce z uciekającymi procentami baterii naszego organizmu.

Poniższe zasady pomagają mi sprawdzić poziom wewnętrznej baterii:

  • Czy mam jakieś osobiste zobowiązania, które mogą dziś wyczerpać moją energię? (Np.: nagranie podcastu)
  • Ile i jakie mam dzisiaj spotkania?
  • Czy są spotkania, które to ja muszę dzisiaj prowadzić? (Jestem introwertykiem – te spotkania będą domyślnie wymagające).
  • Czy jest jakieś spotkanie, o którym wiem, że będzie trudne?
  • Może mam w ciągu jakieś zadania z kategorii „kreatywne”?
  • Czy muszę przesunąć godziny pracy? Pracuję w pełni rozproszonym zespole – tylko w ten sposób mogę dotrzeć do wielu osób w różnych strefach czasowych.
  • Co mogę zrobić, aby naładować swoją energię w ciągu dnia? (Spacer? Drzemka? Wykonie szybkich ćwiczeń? Czy piję wystarczająco dużo wody?)

Jak zacząć? Przegląd tygodnia!

Nie możemy zarządzać czasem. Każdy z nas ma tyle samo minut i godzin w ciągu doby. Możemy jednak zarządzać sobą w czasie. Innymi słowy możemy nauczyć się wykorzystać czas dany nam w najlepszy możliwy sposób. Jak to zrobić? Każdy musi dojść do tego indywidualnie. Chciałbym jednak przedstawić Ci narządzie, które pomoże Ci niezależnie od tego gdzie i jak pracujesz. Jest to koncept przeglądu tygodnia, przedstawiony w książce Davida Alana „Getting Things Done”.

W skrócie przegląd tygodnia to spotkanie z samym sobą. Celem tego spotkania jest przejście krok po kroku przez wszystkie swoje projekty i zadania oraz zdefiniowanie kolejnych kroków dla każdego z nich. Temat przeglądu tygodnia i metodologii „Getting Things Done” wybiega poza temat tego odcinka. Tutaj chciałbym tylko zainteresować Cię tym tematem.

Ja cotygodniowy przegląd tygodnia wykonuję przynajmniej raz w miesiącu 🙂 To rodzaj żartu, ale bardzo ważne jest, aby zablokować czas, który pozwoli Ci sprawdzić, przejrzeć, zaktualizować i zaplanować kolejne kroki dla wszystkich projektów, kategorii, zadań i ogólnie inicjatyw, w które jesteś zaangażowany.

Podsumowanie

  • Nie musisz być na wszystkich spotkaniach. Jeśli spotkanie wydaje się najlepszym sposobem komunikacji, zadbaj o to aby każde spotkanie miało agendę, informację o tym jakie są cele danego spotkania, czy jesteś w ogóle potrzeby na danym spotkaniu i w końcu, czy będzie ktoś kto będzie notował zadania i osoby odpowiedzialne za nie.
  • Naucz się grupować zadania w kategorie. Unikniesz tym samym przełączania się pomiędzy kontekstami, które jest jednym z najbardziej energo-żernych meta zadań.
  • I w końcu bądź świadomy tego, że masz skończone zasoby energii w ciagu dnia. Planuj swój dzień w świadomy sposób, tak aby na koniec dnia starczyło Ci jeszcze energii dla rodziny.
  • Jednym z najlepszych narzędzi jakie możesz wykorzystać do zarządzania sobą w czasie jest przegląd tygodniowy podczas którego rezerwujesz czas z samym sobą i przeglądasz wszystkie zadania, projekty i cele.

Przydatne linki:


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *